dinsdag 11 april 2017

Zo’n 160.000 vellen papier hebben we al bespaard. Net als uren wachten bij de printer. Documenten gaan veel sneller de organisatie door en we weten nu altijd precies bij wie een overeenkomst zich bevindt. Na slechts één project wilden we niet anders meer: digitaal ondertekenen van documenten met DocuSign is een verademing.

Als partnermanager bij Dura Vermeer Bouw Zuid West BV ben ik onder meer verantwoordelijk voor zo efficiënt mogelijke inkoopprocessen. Uit intern onderzoek bleek dat er op sommige punten nog wel wat winst viel te behalen. Zo werden per mail verstuurde overeenkomsten uitgeprint, ondertekend, ingescand en teruggemaild. Een omslachtige manier van werken, waardoor secretaresses soms zeven uur van hun werkdag aan de printer stonden.

Bureau

Ook wisten we vaak niet waar een document zich bevond. Bijvoorbeeld wanneer het bij een collega op zijn bureau lag te wachten op een handtekening. Daarnaast kregen we soms alleen het getekende bovenblad of contractdeel terug. Dan moest iemand weer uitzoeken welke tekeningen en andere bijlagen waren meegezonden.

Toen ik onze applicatiemanager Paul de Groot vorig voorjaar vroeg of we het inkoopproces niet konden digitaliseren, dacht ik dat ik een onmogelijke vraag stelde. Maar hij wist dat mijn ‘problemen’ snel tot het verleden zouden behoren. De oplossing: DocuSign.

Verkocht

Vertegenwoordigers van deze Amerikaanse software hebben ons met een presentatie van vijftien minuten overtuigd. We besloten meteen op een project te testen of DocuSign ons de gewenste efficiencyslag zou opleveren. Een maand later veranderde ons inkoopproces voorgoed. 

We waren zo enthousiast dat we Docusign meteen op alle projecten van ons werkbedrijf zijn gaan gebruiken. Een soortgelijke ontwikkeling vond plaats bij ICT-inkoop. Andere werkmaatschappijen van de beide divisies van Dura Vermeer en Dura Vermeer Autobeheer volgden snel. Eind vorig jaar werkten alle bedrijven van Dura Vermeer met DocuSign. volgden snel. Eind vorig jaar werkten alle bedrijven met het programma.

Hoe het werkt

In DocuSign kun je een document uploaden, doorsturen met een ondertekenverzoek en terugsturen. Medewerkers met een licentie kunnen de documenten met een klik op de knop tekenen. Hun IP-adres, locatie en het tijdstip worden getoetst en achter het document geplakt.

Dit werkt snel en zuinig. We hebben nu een reactieratio van honderd procent. Medewerkers krijgen in hun mail net zo lang herinneringen tot ze hebben getekend. Daarbij is digitale ondertekening beter voor het milieu en onze portemonnee. Bij Dura Vermeer worden zo’n 1.500 documenten per maand rondgestuurd. Vaak in twee- of drievoud geprint. Een besparing van zo’n 160.000 velletjes papier en heel veel postzegels dus.

Maar we kunnen ook beter sturen op het proces, omdat we precies weten waar een document zich bevindt en hoe lang het daar al is. We weten precies wie wat waar en wanneer heeft getekend en wat de exacte doorloopsnelheid was. Deze data gebruiken we om onze processen verder te optimaliseren.

Rechtsgeldig

De digitale handtekening voldoet aan Europese regelgeving. Niet alleen volgens DocuSign, ook onze juristen hebben het als rechtsgeldig aangemerkt. Angst voor fraude heb ik niet. Geen enkel systeem is waterdicht dus ook DocuSign niet. Maar een stapel documenten op iemands bureau is dat net zo min.

Wat mij betreft breiden we het gebruik van DocuSign nog verder uit. De mogelijkheden zijn er. In Rijswijk hebben een aantal woningkopers hun koopaannemingsovereenkomst digitaal getekend. Ik hoop dat we in de toekomst alle contracten digitaal kunnen tekenen.

Michel Meijer, partnermanager Dura Vermeer Bouw Zuid-West

© 2017 Dura Vermeer

a proud DotControl creation