maandag 17 juli 2017

De succesvolle implementatie van Docusign, software voor het elektronische ondertekeningsproces van documenten, heeft Dura Vermeer een Digital Hero nominatie opgeleverd. Op dinsdag 19 september wordt in Londen tijdens de MomentumX conferentie de winnaar bekend gemaakt die op een innovatieve manier DocuSign en digitale transformatie hebben uitgerold rollen binnen hun organisatie.

In onze ambitie om vernieuwing te realiseren langs de weg van digitale transformatie frustreerde het Dura Vermeer dat (papieren) documenten te lang bleven liggen. Oorzaak hiervan was bijvoorbeeld de afwezigheid van personen door vakantie of verzuim, de administratiedruk en het gebrek aan efficiëntie door printen, kopiëren en verzenden, nog los van de risico’s die niet ondertekende contracten met zich meebrengen.

De afdeling ICT en de afdelingen Inkoop van de divisies Bouw en Vastgoed en Infra staken de koppen bij elkaar. Bij Bouw en Vastgoed werd een pilot gedaan met de DocuSign software op een woningbouwproject. Bij Infra werd een proef gedaan met de ondertekening van inkoopcontracten.

Resultaten

De resultaten die zijn bereikt met het elektronische ondertekeningsproces van DocuSign zijn spectaculair. Zo komt binnen de divisie Infra 92% van alle inkoopcontracten ondertekend retour. Gemiddeld komen de overeenkomsten binnen 2 dagen terug. Voorheen lag dit op minimaal 7 dagen en zelfs meerdere weken in het geval van opmerkingen of vragen. Ook bij de divisie Bouw en Vastgoed waren de ervaringen zeer positief en wordt thans gekeken naar de uitbreiding van mogelijkheden, bijvoorbeeld richting koopaannemingsovereenkomsten. Ook wordt binnen Dura Vermeer gekeken hoe Docusign breder in de organisatie kan worden ingezet. 

Naast de lagere kosten draagt DocuSign bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van Dura Vermeer: er wordt bespaard op papier-, porto- en printkosten. Maar het grootste voordeel is de tijdwinst en de korte doorlooptijd. Het levert intern een grote tijdbesparing op, omdat de contracten niet eerst geprint, gewijzigd en handmatig getekend hoeven te worden. Ook is er doorlopend inzicht waar in het proces een contract ´hangt´. 

© 2017 Dura Vermeer

a proud DotControl creation