Nieuwe communicatietool in oud jasje

Eindelijk is ‘ie er: de Reno-app 2.0. Een nieuwe app in een oud jasje, die ons in staat stelt veiliger én doelgerichter te communiceren met bewoners, opdrachtgevers en collega’s. Als manager bewonerszaken ben ik natuurlijk laaiend enthousiast over deze nieuwe tool waarbij het verbeteren van de bewonerscommunicatie centraal staat. 

Ik geloofde vanaf het begin in het idee voor de Reno-app: een tool waarin alle informatie over een project is gebundeld om bewoners inzicht te bieden in de werkzaamheden. De pilot-versie die we in 2019 lanceerden was een mooi startpunt, maar voldeed nog niet aan al onze eisen. We zochten door naar een intuïtieve tool. 

Een simpel systeem waarin collega’s inzicht krijgen in elkaars werkzaamheden, waarin actief met bewoners kan worden gecommuniceerd en vice versa én waarin de persoonlijke gegevens van bewoners toegankelijk, maar boven alles veilig, worden opgeslagen. Het was een flinke zoektocht, maar we vonden het antwoord in Cobee. Een online communicatietool die bewoners tijdens renovatieprojecten op individueel niveau informeert over de werkzaamheden in en rond hun woning. We dompelden de tool onder in de look and feel van de pilot-versie en zo werd Reno 2.0 geboren. 

Regie in eigen hand 

Reno 2.0 geeft zowel bewoners als mijn collega’s van bewonerszaken en zelfs opdrachtgevers meer regie in eigen hand. Zo kan elke bewoner op simpele wijze inloggen in hun individuele omgeving en daar alle communicatie over de werkzaamheden in en rond hun woning inzien. Van de allereerste informatiebrochure en de planning tot verbetervoorstellen en individuele afspraken die bijvoorbeeld zijn gemaakt wegens gezondheidsproblemen. Bewoners kunnen daarnaast zelf een afspraak inplannen met een bewonersconsulent via een agendamodule in de app én vragen indienen die, als dat de wens is, ook via de app beantwoord worden. Kortom: bewoners kunnen communiceren wanneer zij daar ruimte voor hebben op een manier die bij hen past. 

Win-win 

Ook bewonersconsulenten krijgen dankzij de nieuwe app meer grip op de werkzaamheden. Zo wordt alle correspondentie van en naar bewoners, vastgelegd en gebundeld in de individuele omgevingen. Als mevrouw Jansen dus met bewonersconsulent A heeft afgesproken dat het zelfgebouwde schuurtje in de tuin moet worden gesloopt, hoeft bewonersconsulent B dit bij overname van een dienst niet opnieuw uit te pluizen. En als meneer Jansen met moeite heeft gedeeld dat hij last heeft van een angststoornis, hoeft hij dit niet nogmaals te vertellen. Elke vorm van bewonerscommunicatie is door zowel bewoners als consulenten te allen tijde in te zien. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Werkzaamheden zijn hierdoor, als het nodig is, makkelijk en veilig over te nemen. Een win-winsituatie als je het mij vraagt. 

Lofzang 

Mijn lofzang houdt nog niet op. Nóg een voordeel is dat we kunnen zien of brieven en informatievideo’s daadwerkelijk worden geopend in de app. Iets waar we bij brieven die op de deurmat vallen slechts naar kunnen gissen. Dankzij deze mogelijkheid kunnen we actief sturen op andere vormen van communicatie met bewoners waarvan we weten dat ze niet op de hoogte zijn. Bijvoorbeeld door een keertje extra aan te bellen en mondeling uitleg te geven. Bewoners kunnen in de app ook digitaal documenten ondertekenen. Dit maakt het ophalen van akkoorden makkelijker, efficiënter en overzichtelijker.  

Inzicht voor opdrachtgever 

En dan de opdrachtgever, want geloof het of niet, ook voor hen heeft deze tool voordelen. Rekening houdend met de AVG-richtlijnen kunnen wij opdrachtgevers op basis van hun behoeften gedeeltelijk toegang bieden tot de tool. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zien hoeveel verbetervoorstellen ondertekend zijn en hoe de correspondentie verloopt met een adres dat extra aandacht behoeft. Ook kunnen ze een beeld krijgen van het sentiment onder bewoners door inzicht in de interactie met bewoners via de app. 

Veiligheid 

Met al deze communicatie over en weer, bouwen we in de tool een flinke hoeveelheid informatie op over bewoners. Het geeft dan ook een fijn gevoel dat het systeem achter de Reno-app waterdicht is. Mijn collega’s van ICT hebben alle technische aspecten onder de loep genomen. Daarnaast maken we, zoals de AVG voorschrijft, afspraken met de opdrachtgever over de gegevens die we verzamelen en de grondslag daarvoor, vragen we bewoners toestemming voor het verwerken van hun gegevens en leggen we de afspraken met de opdrachtgever over de bewaartermijn van de gegevens vast in de tool. Het systeem verwijdert op de afgesproken datum alle persoonsgegevens. Op elk vlak is de veiligheid van gegevens geborgd. 

Intuïtief 

De eerste reacties op Reno 2.0 zijn positief. We krijgen onder andere terug dat de app zo intuïtief werkt, dat uitleg nauwelijks nodig is. Het systeem is simpel, snel en overzichtelijk. Kortom: een goede doorontwikkeling. Alle renovatietakken van Dura Vermeer werken sinds juni met de tool. Het is een utopie om te denken dat de app geschikt is voor alle bewonersdoelgroepen, maar ik geloof echt dat we minimaal driekwart van de bewoners per project met de app kunnen bereiken. Als wij ervoor zorgen dat er genoeg activiteit is in de app, kunnen we bewoners op een nieuwe manier aan ons binden. Een manier waarmee we sneller, inzichtelijker, doelgerichter en veiliger kunnen communiceren. Ik kan niet wachten! 

Alied Fijen.