Tim is Verbetermanager bij Dura Vermeer Bouw Midden West: “Er is geen goed of fout, alleen maar beter"

Voormalig BIM-engineer Tim Kruithof is de eerste verbetermanager van Dura Vermeer Bouw Midden West. Wat houdt zijn functie precies in en wat levert de nieuwe rol op? “We moeten continu blijven nadenken of we ons werk beter kunnen inrichten.” 

De ambitieuze BIM Engineer Tim Kruithof klopte begin 2022 aan bij zijn leidinggevende om te oriënteren wat voor stappen hij kon zetten richting de rol van projectleider. De link naar de rol van verbetermanager was gauw gelegd. “Ik heb altijd interesse gehad in het verbeteren van bedrijfsprocessen. Bij vorige werkgevers verbaasde het mij dat mensen vooral bezig waren met hun eigen resultaten, in plaats van te focussen op wat goed is voor het bedrijf als geheel. Ik ben van nature een organisatiedenker en het is mijn streven om samen het hoogst mogelijke bedrijfsresultaat te behalen.” Bij het horen over de nieuwe functie met als doel bedrijfsprocessen te verbeteren, was Tim dan ook direct enthousiast. “In het verleden frustreerde het mij wel eens dat samenwerking niet goed tot stand kwam met inefficiënte bedrijfsprocessen als gevolg, maar nu heb ik hier zelf invloed op. Ook snap ik de link met projectleiding goed. Als projectleider ben je ook continu bezig met het grotere plaatje. Het voelde als de juiste stap”.  

Een manager van verbeteren?  

Maar wat doet een verbetermanager nou precies? “In grote lijnen probeer ik de algehele verbetercultuur in onze organisatie naar een hoger plan te tillen. Ik neem onze bedrijfsprocessen onder de loep, onderzoek wat beter kan en begeleid de implementatie van die verbetering.” Tim legt uit dat de verbeteringen waar hij zich mee bezighoudt met name vakgroep overstijgend zijn. “Binnen vakgroepen, ook wel bekend als functiegroepen, ontstaan verbeteringen vaak organisch en zijn ze redelijk makkelijk te organiseren omdat de lijntjes kort zijn en de resultaten voor het eigen werk direct zichtbaar. Het wordt uitdagender als er meerdere vakgroepen betrokken zijn bij een verbetering. Dan zie je soms dat niemand zich echt verantwoordelijk voelt en mist er een stukje eigenaarschap. Hier kom ik als verbetermanager om de hoek kijken.” 

Als voorbeeld geeft Tim een verbetering waar hij op dit moment aan werkt: het proces van contractvorming. “In de realisatiefase lopen we contractueel tegen bepaalde zaken aan die we daar niet kunnen oplossen. De oplossing hiervoor ligt al eerder in het proces, in de ontwikkelings- of voorbereidingsfase. Wij moeten er nu samen voor zorgen dat we het anders gaan inrichten, zodat collega’s op de bouwplaats hun werk efficiënter kunnen doen en het bedrijf als geheel profiteert door een reductie in faalkosten.” Het begeleiden van dergelijke verbetertrajecten, is waar Tim als verbetermanager mee bezig is: “Samen met de teams pluis ik alles uit: we laten zien hoe een verbetering het bedrijf als geheel ten goede komt, we kristalliseren het waar mogelijk uit tot meetbare resultaten en we zorgen ervoor dat alle neuzen dezelfde kant opstaan zodat de verbetering goed geïmplementeerd kan worden.” 

Verbeterplein 

De ideeën voor verbeteringen komen uit de organisatie zelf. Een tool die hierbij van pas komt, is het verbeterplein dat dit jaar is gelanceerd. Een digitaal platform waar iedere werknemer zijn verbetering kan indienen. “Het helpt ons verbeteringen te verzamelen en te begeleiden tot de daadwerkelijk implementatie”, legt Tim uit. Hij monitort alles wat binnenkomt samen met een groep aanjagers. “Wij koppelen bijvoorbeeld verbetervoorstellen aan een ambassadeur binnen de organisatie die het idee met zijn of haar expertise naar een hoger niveau kan tillen. Als blijkt dat de verbetering bijdraagt aan een kwalitatiever, goedkoper, veiliger en/of efficiënter bedrijfsproces, pitchen we het idee uiteindelijk aan het managementteam. Ik begeleid alle stapjes van idee tot implementatie en de daarbij horende communicatie.” 

Tim bezoekt ook regelmatig projecten en woont vakgroep- en productgroep overleggen bij. Steeds met als doel om de organisatie te herinneren aan verbeteren: “Ik probeer op zoveel mogelijk plekken mijn gezicht te laten zien, zodat mensen mij weten te vinden en ik goed kan ophalen wat er speelt binnen de organisatie.” 

Al ruim tweehonderd verbeteringen ingediend 

Het verbeterplein blijkt een vruchtbaar platform: sinds januari zijn er al ruim tweehonderd verbeteringen ingediend. Tot groot enthousiasme van Tim: “Mensen voelen zich betrokken en denken graag mee. Daar word ik blij van, want samen weten én kunnen we het meest.” Hij benadrukt dat het grote aantal verbeteringen of het aanstellen van een verbetermanager niet betekent dat de organisatie haar zaakjes niet goed op orde heeft. “Je bent in zo’n grote organisatie gewoon nooit ‘uitverbeterd’. Zelfs als je proces als een huis staat, kan wet- en regelgeving of nieuwe software een week later alles doen veranderen. De wereld verandert continu, wij hebben als bedrijf de ambitie te blijven groeien en innoveren. We moeten continu scherp blijven op ons werk en op welke manier we dat inrichten. Het is goed dat er nu een aparte rol is met de volle aandacht hiervoor.”  

Niet iedereen is nog even enthousiast 

Hoe enthousiast Tim is over zijn rol, zo enthousiast zijn nog niet al zijn collega’s geeft hij toe. “Eerst zien, dan geloven, is soms de houding die hij terugziet. Maar hoe meer verbeteringen ik samen met de input van anderen doorvoer en hoe meer mensen mij leren kennen, hoe meer ik voel dat het vertrouwen in mijn rol toeneemt. Het is een nieuwe functie en verandering blijft voor veel mensen spannend, dus ik heb er alle begrip voor dat dat tijd kost.” Sterker nog, Tim ziet de terughoudendheid van sommige collega’s als een mooie uitdaging. “Ieder persoon heeft een ander rugzakje. Aan mij de taak te achterhalen waarom ze sceptisch zijn en hoe ik hun zorgen kan wegnemen. Ik zie dit als onderdeel van mijn persoonlijke ontwikkeling als leidinggevende. Ik bewijs mezelf en mijn toegevoegde waarde als verbetermanager graag.” Want volgens Tim levert zijn rol profijt op voor alle partijen die betrokken zijn bij het bouwproces: “Op individueel niveau is het fijn en veilig om efficiënt en doelgericht te werken, als bedrijf profiteren we financieel van gestroomlijnde processen, maar ook klanten en partners profiteren indirect. Als wij goed georganiseerd en ‘in control’ zijn, plukt iedereen daar de vruchten van.” 

Overbodig worden is eigenlijk mijn doel 

Zijn eerste jaar als verbetermanager zit er inmiddels bijna op, en Tim is nog net zo gemotiveerd als de eerste keer dat hij over de functie hoorde. “Ik ben continu bezig ons bedrijf beter te maken, daar krijg ik heel veel energie van. Het is heel gaaf om te zien dat mensen enthousiast zijn over een verbetering, vooral als ze in het begin niet de meerwaarde ervan konden inzien.” De verbetermanager is trots op het feit dat werknemers bewuster zijn gaan kijken naar hun processen. “Het allermooist is natuurlijk als er een solide verbetercultuur ontstaat en mensen zelf inzien wat beter kan en weten hoe ze een verbetering tot stand kunnen brengen. Overbodig worden is eigenlijk mijn doel.” Maar tot die tijd is aangekomen benadrukt Tim voor iedereen bereikbaar te zijn. “Ik wil niet dat mensen twijfelen om mij te benaderen omdat ze bang zijn dat hun idee niet goed genoeg is. Ik wil dat iedereen zich veilig voelt om met mij te sparren hoe zaken beter kunnen. Er is geen goed of fout, alleen maar beter. Ik sta klaar.”