Alle ballen op omgevingsmanagement: het loont

Alied Fijen zette in 2018 de afdeling bewonerszaken op voor Dura Vermeer. Als manager bewonerszaken zoekt ze samen met haar team bij elk renovatieproject vanuit de techniek de verbinding met de bewoner. In een serie blogs deelt ze haar visie op de laatste ontwikkelingen op het gebied van bewonerszaken.

Vanuit bewonerszaken worden we steeds vaker gevraagd mee te denken over omgevingsmanagement. Door de omgeving actief en bewust te betrekken bij een project, krijg je meer grip op de voortgang. En niet geheel onbelangrijk: het voorkomt een hoop gedoe, vertraging en mogelijk boze mensen in je bouwkeet.

Sinds ongeveer een jaar sturen we actief op omgevingsmanagement. Omgevingsmanagement richt zich, zoals de term al zegt, op de omgeving van een project. Je houdt tijdens de voorbereiding en uitvoering dus niet alleen rekening met de bewoners van de wijk die gerenoveerd wordt, maar bijvoorbeeld ook met de ondernemers en bewoners van omliggende wijken die hinder ondervinden van de werkzaamheden. Hoe kunnen wij hen zo goed mogelijk informeren over onze werkzaamheden en hoe kunnen we bijvoorbeeld onze bouwplaatsen zo inrichten dat het niet ten koste gaat van hun bereikbaarheid? Hetzelfde geldt voor een woonwijk die uitkijkt op een schoolgebouw dat verbouwd wordt. Wat gaan de bewoners hiervan merken, wanneer kunnen ze de meeste overlast verwachten en wat levert al dat ‘getimmer en gedoe’ hen eigenlijk op? We hebben als Dura Vermeer niet alleen te maken met de bewoners of de gebruikers waar het project daadwerkelijk om draait als het gaat om de voortgang van een project, maar ook met mensen in de omgeving. Stakeholders noemen we die ook wel. Bewonerszaken richt zich in het kader van omgevingsmanagement actief op de communicatie met die stakeholders.

WAAROM?

Waarom wij hier extra tijd en energie in steken? Omdat het betrekken van de omgeving bij een project ervoor zorgt dat je meer grip en controle krijgt op de voortgang. Als je de omgeving vanaf het begin betrekt bij de plannen en je ze laat weten dat je rekening met ze houdt, kun je langslepende bezwaarprocedures voorkomen die het proces vertragen. Klinkt misschien logisch, maar we zijn hierin door schade en schande wijs geworden. Zo tekenden bewoners van een naastgelegen flat bij een hoogbouwproject in Rotterdam bijvoorbeeld bezwaar aan omdat ze vreesden voor vermindering van hun uitzicht en de hoeveelheid wind die tussen de gebouwen zou razen. Als wij ze van tevoren hadden meegenomen in onze plannen, hadden ze geweten dat die angsten onterecht waren en waren ons en onze opdrachtgever heel wat klachten en vervelende procedures bespaard gebleven. Hetzelfde geldt voor een ander project waarbij we een straat moesten afzetten om woningen opnieuw te funderen. De ondernemers in die straat waren daardoor slecht bereikbaar wat tot woede leidde en uiteindelijk zelfs tot vragen in de lokale politiek. Vervelend voor alle partijen. Kortom: alle stakeholders moeten weten waar ze aan toe zijn. Als iedereen aan boord is, verloopt het hele project vlotter en is de sfeer vaak ook prettiger. Niet geheel onbelangrijk want een omgeving vol boze mensen kan een project flink onder druk zetten. Geen scheve ogen, gedupeerde ondernemers of boze mensen in de bouwkeet, maar een voorspelbaar proces dankzij omgevingsmanagement aan de voorkant.

AANPAK

Sinds we doordrongen zijn van het belang, zijn we gaan onderzoeken hoe we omgevingsmanagement een structureel onderdeel van onze aanpak konden maken. In grote lijnen hebben we het op de volgende manier ingekleed: we voeren aan de hand van big data een analyse uit van de omgeving. We kijken op postcodeniveau naar openbare gegevens zoals leeftijd, inkomen, opleidingsniveau en interesses om een inschatting te maken van de doelgroep waarmee we te maken hebben. Waar liggen hun behoeftes, wat zijn de uitdagingen en welke communicatiemiddelen sluiten daar het beste op aan. We staren ons niet blind op deze data en gaan ook altijd op locatie kijken. Het liefst interviewen we gebruikers van de betreffende omgeving: een bewoner, een medewerker van een kantoorpand dat in de omgeving ligt, een ondernemer of in het geval van een school een leerling of een docent. We vragen ze bijvoorbeeld welke routes in de wijk het meest gebruikt worden, wanneer werkzaamheden de grootste negatieve impact zouden hebben en op wat voor manier we rekening met hen kunnen houden. Aan de hand van al deze informatie kijken we samen met de techniek naar slimme oplossingen om de leefbaarheid zo goed en veilig mogelijk te houden. Bewonerszaken tuigt vervolgens de communicatie op. Dit past geheel bij de werkwijze die we ook voor bewoners uitvoeren bij renovatieprojecten. In het geval van omgevingsmanagement is het vaak voldoende om stakeholders alleen te informeren, maar je kunt ze ook betrekken bij het project en ze weer trots maken op hun omgeving. Het kan meer zijn dan alleen maar preventief negatieve ervaringen wegnemen of verwachtingen managen, positieve communicatie levert een bijdrage aan de beleving van de omgeving. Je kunt mensen meenemen in een maatschappelijke functie van een gebouw of zelfs invloed bieden op beslissingen die te maken hebben met hun uitzicht.  

Intern groeit het bewustzijn rond het belang van goed omgevingsmanagement. Bij projecten binnen Dura Vermeer waar de omgeving een belangrijke rol speelt, spelen wij ook een steeds belangrijkere rol. Zowel nieuwbouw als Onderhoud & Renovatie, voor woningrenovatie en utiliteit, komen steeds vaker naar ons toe. Ook opdrachtgevers zien de toegevoegde waarde. Sterker nog, we zien steeds vaker dat omgevingsmanagement een onderdeel is van een uitvraag bij tenders. Natuurlijk kosten maatregelen voor de omgeving de opdrachtgever geld, maar de vertraging die verschillende bezwaarprocedures kunnen opleveren hebben ook effect op de omzet. Vanwege de dure procedures, maar ook door de grote organisatielast die erdoor ontstaat. En dat niet alleen: ook de relatie met omliggende bedrijven of wijken raakt bij slecht omgevingsmanagement vaak verstoord. Opdrachtgevers willen dit maar al te graag voorkomen. Kortom: alle ballen op omgevingsmanagement. Het loont.